La gestión de una comunidad de propietarios conlleva numerosas obligaciones frente a la Administración Pública: responder a notificaciones, presentar impuestos, solicitar subvenciones y licencias de obra, entre otros. Estas tareas suelen ser arduas y complicadas, pero se solucionan en gran medida con un certificado electrónico.
Dado que una comunidad de propietarios no tiene personalidad jurídica, sus trámites deben ser realizados por su representante legal de forma electrónica. Para esto, el certificado digital de comunidad de propietarios, que corresponde al Certificado Corporativo de Representante de Entidad sin Personalidad Jurídica, se convierte en una herramienta clave y prácticamente imprescindible.
En Firmaprofesional, como autoridad certificadora reconocida, somos expertos en este tipo de soluciones digitales. A continuación, te contamos todo lo que necesitas saber sobre el certificado digital para comunidades de propietarios.
¿Qué es el certificado digital de una comunidad de propietarios?
Se trata de un fichero electrónico que funciona como un “DNI digital” para identificar a una comunidad ante organismos públicos. Este certificado acredita que quien lo usa, normalmente el presidente o administrador de la finca, actúa en nombre de todos los propietarios.
Este tipo de certificado electrónico es emitido por entidades autorizadas como Firmaprofesional u otras autoridades certificadoras reconocidas y tiene un periodo de validez limitado, 1,2,3 o 5 años.
¿Por qué necesita tu comunidad de propietarios un certificado digital?
Aunque no exista una ley que imponga expresamente este requisito, la Ley 39/2015 obliga a las entidades sin personalidad jurídica a relacionarse electrónicamente con la Administración, lo que en la práctica hace indispensable el uso del certificado digital.Esto convierte al certificado digital en una necesidad normativa, más allá de una ventaja operativa.
Sus beneficios principales:
- Comunicación electrónica oficial: recibir y responder notificaciones de la Agencia Tributaria, Seguridad Social o ayuntamientos sin desplazamientos.
- Gestión de trámites públicos: presentación de impuestos como el IBI o ICIO, solicitud de subvenciones (como ayudas a la sostenibilidad energética), licencias de obras, etc.
- Firma de contratos y documentos digitales con validez legal, lo que agiliza acuerdos con proveedores y profesionales.
- Mayor transparencia y cumplimiento normativo, facilita el acceso a la documentación oficial y asegura que todos los trámites se realicen cumpliendo la Ley 39/2015, evitando sanciones por no atender notificaciones electrónicas obligatorias.
¿Cómo puedes solicitar el certificado y qué documentación necesitas?
Solo el representante legal de la comunidad (el presidente, el administrador colegiado o incluso una sociedad gestora) puede solicitarlo, siempre con la autorización adecuada según corresponda:
- Presidente: acta de nombramiento según el libro de actas oficial o certificación notarial de la junta junto con una declaración de responsable.
- Administrador: poder notarial con autorización explícita y votación acordada en junta.
- Sociedad administradora: escritura constitutiva, registro mercantil vigente y nombramiento legal.
También se debe aportar documentación sobre la comunidad: dirección del edificio, contabilización de vecinos, CIF si se tiene, y estatutos o escritura de constitución en caso de existir. Si tienes dudas contacta con nosotros.
¿Qué ocurre si la comunidad no dispone de certificado digital?
Como hemos comentado con anterioridad, aunque no existe una obligación específica de que la comunidad de propietarios tenga su propio certificado digital, la Ley 39/2015 obliga a las entidades sin personalidad jurídica a comunicarse electrónicamente con las Administraciones Públicas.
Por tanto, si no se dispone de un certificado digital —ya sea de la propia comunidad o de su representante legal— no se podrán consultar notificaciones oficiales ni realizar trámites exigidos por Hacienda, la Seguridad Social o los ayuntamientos. Esto puede traducirse en:
- Pérdida de plazos administrativos.
- Multas o recargos por no atender requerimientos.
- Imposibilidad de solicitar ayudas o subvenciones públicas.
Contar con un certificado digital es, en la práctica, la vía más segura y eficiente para cumplir con estas obligaciones y evitar sanciones por incumplimiento.
Si tienes interés en solicitar un certificado digital para tu comunidad de propietarios, no dudes en contactar con Firmaprofesional para obtener más información.
