En la Administración pública, igual que en las empresas privadas, el proceso de digitalización pasa también por adoptar certificados digitales que garanticen la integridad y confidencialidad de las comunicaciones y transacciones en línea.
El uso de estos documentos cada vez está más extendido, incluso ya se puede obtener un certificado digital a distancia. Estos certificados digitales no solo autentican a los usuarios, sino que también aseguran que la información enviada y recibida no ha sido alterada. Por lo tanto, son una herramienta imprescindible para trabajar online, también en el ámbito público.
¿Qué es un certificado digital de empleado público?
Un certificado digital es un archivo electrónico que sirve como una credencial digital. Los certificados digitales de empleado público son emitidos por autoridades de certificación (AC) reconocidas y están específicamente diseñados para los empleados de las administraciones públicas. Estos certificados validan la identidad del empleado y permiten la realización segura de una variedad de acciones, como firmar documentos electrónicamente, acceder a sistemas restringidos y enviar comunicaciones cifradas.
Además, con el certificado de empleado público, los usuarios pueden declarar su condición de empleado público, ya que para la emisión del certificado se realizan las comprobaciones oportunas, y en el propio certificado puede aparecer el cargo que ocupa el usuario y el departamento al que pertenece.
Los soportes para certificados digitales en la Administración pública
Los certificados digitales pueden almacenarse y utilizarse en varios tipos de soportes. Cada uno de estos soportes tiene sus propias ventajas y desventajas, y la elección dependerá tanto de las necesidades específicas de cada administración como de las del equipo. Además, estos soportes no son excluyentes entre sí, pueden combinarse para mayor comodidad.
Almacenamiento en la nube
El almacenamiento de certificados digitales en la nube es una opción cada vez más popular debido a su conveniencia y accesibilidad. Se pueden utilizar desde cualquier dispositivo con conexión a internet, lo que facilita el trabajo en remoto y la movilidad de la plantilla. Sin embargo, es fundamental asegurarse de que los proveedores de servicios en la nube cumplan con estrictas normas de seguridad para proteger los certificados de accesos no autorizados.
Token USB
Los tokens USB son dispositivos físicos que almacenan certificados digitales y se conectan al ordenador a través de un puerto USB. Este método es de los más seguros porque la clave privada nunca abandona el dispositivo. Además, los tokens USB son portátiles y pueden ser utilizados en diferentes ordenadores, permitiendo por lo tanto la flexibilidad y la movilidad del equipo. Aun así, es importante tener en cuenta que estos dispositivos se pueden perder o dañar, causando problemas de acceso.
Tarjeta Inteligente
Las tarjetas inteligentes son otra forma segura de almacenar certificados digitales. Funcionan de manera similar a los tokens USB, pero tienen la apariencia de una tarjeta de crédito. Estas tarjetas se insertan en un lector de tarjetas inteligentes para acceder al certificado. Igual que los tokens USB, las tarjetas inteligentes ofrecen un alto nivel de seguridad, pero también se pueden perder y además necesitan de hardware adicional para su uso.
Software
Los certificados digitales también pueden ser almacenados directamente en el ordenador de cada persona, del empleado, utilizando software específico para su gestión. Esta opción es conveniente porque no requiere dispositivos físicos adicionales y permite un acceso rápido y fácil al certificado. Sin embargo, los certificados almacenados de esta manera pueden ser vulnerables a ataques si el equipo no está adecuadamente protegido contra malware y otras amenazas de seguridad.
Los beneficios de los certificados digitales en la Administración pública
La implementación de los certificados digitales presenta muchas ventajas:
- Seguridad y confidencialidad: Los certificados digitales proporcionan un alto nivel de seguridad para las transacciones electrónicas, asegurando que solo los usuarios autorizados puedan acceder a la información sensible y realizar operaciones en los sistemas de la administración pública.
- Eficiencia y ahorro de costos: El uso de certificados digitales puede simplificar y acelerar muchos procesos administrativos, reduciendo la necesidad de papeleo y de verificación manual. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también aumenta minimiza los costes.
- Cumplimiento legal: En muchos países, la legislación exige el uso de firmas digitales para ciertos tipos de transacciones electrónicas. Los certificados digitales permiten a las administraciones públicas cumplir con estas normativas, asegurando la validez legal de sus documentos y comunicaciones electrónicas.
Por otro lado, a pesar de sus ventajas, los certificados digitales también presentan ciertos desafíos. Para empezar, es esencial asegurar que todos los empleados reciban la formación adecuada para utilizar los certificados de manera efectiva y segura. Además, se deben mantener constantemente actualizados los sistemas de seguridad para proteger los certificados contra posibles amenazas cibernéticas.
