Una firma basada en un certificado pretende identificar a la persona que firma un documento. Para firmar un documento PDF, puedes escribir, dibujar o insertar una imagen de tu firma manuscrita. Al guardar el documento, la firma y el texto pasan a formar parte del PDF.
Pero a la hora de firmar en un documento pdf y que el aspecto de tu firma quede según lo esperado no siempre es fácil. Por ello, queremos ofrecerte una guía rápida y sencilla de cómo cambiar su aspecto en pocos segundos.
El aspecto de una firma basada en certificado se puede definir y personalizar mediante la selección de opciones que encontrarás en el panel Firmas del cuadro de diálogo Preferencias de forma que podrás editar y guardar el nuevo aspecto de tu firma digital:
Edición->preferencias->Firmas->Creación y aspecto->.
A continuación, en el menú Aspecto de la firma del cuadro de diálogo deberás pulsar en NUEVO. En Configurar texto deberás marcar todo y En título deberás clickar en NUEVO ASPECTO y ACEPTAR.
Una vez tengas guardada la firma con el nuevo aspecto, ya podrás firmar en el documento, pdf, seleccionando la firma con el aspecto elegido.
Desde Firmaprofesional queremos hacerte unas recomendaciones que facilitarán su aceptabilidad dependiendo del interlocutor como, por ejemplo, que incorpores una imagen de tu propia firma manuscrita, de forma que cuando se imprima el PDF aparezca la firma manuscrita en el documento-papel, como si de una fotocopia se tratase.
En caso de certificado de representante de empresa, te sugerimos que el aspecto de la firma contenga el logo de la empresa, únicamente o también acompañado de la firma manuscrita del representante. Esto también ayuda a identificar a la empresa, o incluso a tener el aspecto de «firma y sello» que se requiere en algunos documentos.
Firma manuscrita: de lo tradicional a lo online
El origen de la firma manuscrita se remonta hasta la antigüedad. Un trazo cargado de simbolismo con muchos años de historia que ha pasado desde los viejos escribas hasta los actuales responsables de un departamento de Recursos Humanos, entre otras muchas manos.
Una firma que tradicionalmente se ha realizado a mano reflejando los rasgos elegidos por cada persona. Una garantía en procesos de gestión al evitar fraudes o falsificaciones, indicar autoría y permitir fines como la autorización, el consentimiento o la aprobación de documentos.
Sin embargo, hace años que la tecnología llegó para revolucionarlo todo. También el mundo de las firmas. En ocasiones, los documentos no adquieren forma física pero sigue siendo necesario que las personas plasmen su firma en ellos. Por ese motivo se ha evolucionado hacia el concepto jurídico equivalente de firma electrónica. Una opción que nos permite múltiples opciones. En este artículo queremos acercarte más información sobre la firma manuscrita y su proceso de digitalización para, por ejemplo, firmar un documento en PDF.
¿Qué es y cuáles son sus usos?
En cierto modo, la conocida de forma coloquial como “firma” es parte de la personalidad de una persona. De una manera u otra todos hemos pensado en cómo sintetizarnos en ese trazo. No es para menos ya que esta rúbrica proporciona seguridad a los documentos y sirve para identificar jurídicamente a una persona. DNI, pasaporte, contrato laboral, certificado de empresa…son muchas las opciones donde dejamos constancia de nuestro trazo personal.
Son decenas las ocasiones a lo largo de nuestra vida donde las personas tenemos que escribir nuestra firma a mano. Puede ser con un fin jurídico, representativo, diplomático, para autorizar una gestión o para asegurar nuestra identidad. Una acción que no solo tiene un carácter individual. Son miles las acciones realizadas por una empresa que requieren la firma de algún tipo de documento. En ese sentido, el proceso de digitalización ha supuesto un paso adelante a la hora de agilizar muchas gestiones administrativas en las organizaciones.
La evolución hacia la firma electrónica
Firmar un papel y después escanearlo; insertar la imagen de la firma a un documento PDF; utilizar algún hardware instalado en el ordenador que permite guardar la firma y usarla todas las veces que haga falta…son varias las fórmulas que puede adquirir la firma manuscrita digitalizada.
También conocida como firma ológrafa verificable esta opción permite firmar cualquier tipo de documento electrónico como si se tratara de un papel. Una acción digital que puede llegar a contar con las mismas garantías de seguridad. Evidentemente esto abre un universo de posibilidades a los departamentos administrativos o de recursos humanos al facilitar acciones como:
- La firma de un contrato de trabajo a miles de kilómetros de distancia.
- La autorización de un proceso interno sin la presencia física del CEO de la compañía.
- Realizar transacciones desde cualquier lugar de manera ágil.
- El cierre de acuerdos entre compañías que trabajan en diferentes países de Europa.
Te enseñamos a cambiar el aspecto de tu firma en un documento PDF
Hoy existe la posibilidad de que una empresa quiera contratar a un empleado que se encuentra a miles de kilómetros de la sede física de la misma. Esto ya no es un obstáculo que impida firmar cualquier tipo de documento. Entre otras opciones existe la opción de trasladar los antiguos papeles a un PDF. Para firmar este documento puedes escribir, dibujar o insertar una imagen de tu firma manuscrita. Al guardar el documento, la firma y el texto pasan a formar parte del PDF.
Ahora bien, no siempre es sencillo firmar en un documento pdf y, en ocasiones, el aspecto de la firma no es el que queremos. Por ese motivo, queremos ofrecerte unos pequeños consejos para de forma rápida y sencilla conseguir trasladar tu firma manuscrita al universo digital.
El aspecto de una firma basada en un certificado se puede definir y personalizar mediante la selección de opciones que encontrarás en el panel “Firmas” del cuadro de diálogo “Preferencias” de forma que podrás editar y guardar el nuevo aspecto de tu firma digital:
Edición->preferencias->Firmas->Creación y aspecto->.
A continuación, en el menú “Aspecto” de la firma del cuadro de diálogo deberás pulsar en “Nuevo”. En Configurar texto deberás marcar todo y en “Título” tendrás que clickar en “Nuevo aspecto” y “Aceptar”. Una vez tengas guardada la firma con el nuevo aspecto, ya podrás firmar en el documento, pdf, seleccionando la firma con el aspecto elegido.
Desde Firmaprofesional queremos hacerte unas recomendaciones que facilitarán su aceptabilidad dependiendo del interlocutor como, por ejemplo, que incorpores una imagen de tu propia firma manuscrita, de forma que cuando se imprima el PDF aparezca la firma en el documento-papel, como si de una fotocopia se tratase.
En caso de certificado de representante de empresa, te sugerimos que el aspecto de la firma contenga el logo de la empresa, únicamente o también acompañado de la firma manuscrita del representante. Esto también ayuda a identificar a la empresa, o incluso a tener el aspecto de “firma y sello” que se requiere en algunos documentos.
Firma electrónica frente a firma manuscrita
No se trata de un combate entre ambas firmas ya que, al fin y al cabo, la firma electrónica no deja de ser el equivalente electrónico de la firma a mano. No obstante, sí que es cierto que existen notables diferencias entre ambas. La más evidente es que la digitalización de la firma permite un flujo de trabajo mucho más sencillo, rápido y que garantiza un impacto positivo en el medio ambiente al reducir la cantidad de papel que se utiliza.
Otra diferencia radica en el espacio físico. Si realizamos una forma manual, con bolígrafo y papel, las partes implicadas deben estar en el mismo lugar o, si esto no es posible, imprimir y escanear los documentos e intercambiarlos por email, correo postal u otras alternativas. La firma electrónica facilita las operaciones y posibilita la firma de forma remota o la posibilidad de compartir los documentos de manera digital y firmar en cualquier dispositivo electrónico.
También es importante señalar que en el proceso de verificación de la firma manuscrita se pueden cometer errores. Es cierto que lo particular del trazo hace que se trate de algo muy personal, pero se pueden producir falsificaciones que no se llegan a detectar con una revisión visual. Es complicado que, por ejemplo, un responsable de recursos humanos tenga tiempo para revisar la firma de todos los papeles que lleguen hasta su poder. Sin embargo, a la hora de firmar un documento de manera digital siempre se puede verificar y existen funciones de validación especial de la autenticidad de la firma y la identidad del firmante.
Un último aspecto a valorar es el hecho de que la firma no termina tras quedar plasmada en el archivo. De nada sirve firmar un documento si este no se conserva. Guardar todo aquello que se ha firmado a mano conlleva una acumulación enorme de documentación que, a su vez, debe ser debidamente conservada en algún espacio físico y custodiada. En el caso de los archivos con firma electrónica la labor de conservación, preservación y organización resulta mucho más sencilla y ecológica.
La firma manuscrita sigue muy presente en nuestros días. No obstante, el paso de los años y la eclosión digital ha conllevado que deba reciclarse en equivalentes como la firma electrónica. Una evolución que está lejos de acabar y es probable que en el futuro la antigua firma a mano deba adaptarse a nuevos formatos tecnológicos.
Ahora bien, sea cuál sea la plataforma a la que deba trasladarse seguirá siendo el trazo que permite sellar nuestra identidad personal. En ese sentido, serán necesarias las plataformas para permitir la optimización de los procesos y dotar a las gestiones de la máxima seguridad y validez jurídica.
