La firma digital y el certificado digital son medidas de seguridad a la hora de firmar documentación de forma electrónica y segura. La firma y el certificado digital son conceptos íntimamente relacionados, puesto que el certificado digital es la herramienta para firmar documentos digitales que ofrece una mayor seguridad y legalidad.
¡Sigue leyendo y descubre todas las ventajas de la firma y el certificado digital!
Firma digital: qué es y qué tipos existen
Actualmente, en el día a día, las empresas pueden realizar muchos trámites con las Administraciones e Instituciones Públicas, además de firmar muchos documentos de forma digital. Por ello, el uso de la firma digital está en auge.
La firma digital sirve para identificar quién es el propietario de una información o contenido, para verificar su autenticidad o para garantizar que el documento generado o firmado por un remitente no se ha modificado por ninguna entidad externa una vez firmado.
Un proceso de firma electrónica se puede realizar de diferentes maneras: con firmas biométricas, OTPs o con un certificado digital. De todas estas opciones, la única que tiene valor como si fuera una firma manuscrita es la que se realiza con un certificado digital y más si este certificado es cualificado.
Certificados digitales: funciones y usos
Como ya hemos comentado, los certificados digitales sirven para identificar a una persona física o jurídica. Por lo tanto, permiten validar la autenticidad del firmante. El certificado digital cualificado es la forma más legal y fiable que existe ante un notario o un juez.
Los certificados digitales son emitidos por terceros de confianza, que verifican la identidad del solicitante y emiten su certificado electrónico. Estos terceros de confianza, como Firmaprofesional, siguen estrictas auditorías anuales para asegurar que cumplen con la normativa europea de eIDAS.
En cuanto a sus usos, los certificados digitales se pueden utilizar desde cualquier dispositivo electrónico (ordenador, tablet o smartphone) en el que estén instalados dichos certificados —si son certificados de software—, así como un navegador compatible. También se puede acceder al certificado digital desde la nube.
En algunos casos existen plataformas de centralización de certificados que permiten guardar los certificados en la nube para ganar en facilidad de acceso y evitar pérdidas. Un ejemplo de ello es la plataforma Firmacloud avanzado y cualificado.
Algunos de los casos en los que se utilizarán los certificados digitales son los siguientes:
- Trámites en las Administraciones Públicas. Por ejemplo, pagar impuestos, consultar o cotejar documentos mediante código seguro de verificación.
- Presentación de la Declaración Anual de la Renta.
- Gestiones en la seguridad social, alta y bajas médicas. Por ejemplo, solicitar aplazamientos de deudas, obtener un duplicado de los documentos de afiliación o solicitar la Tarjeta Sanitaria Europea.
- Consulta datos administrativos. Por ejemplo, solicitar datos censales y consulta de puntos en la DGT.
- Firma de contratos. Las empresas pueden usar los certificados digitales para firmar todo tipo de contratos, incluido las firma de documentos internos, clientes, con proveedores…
- Presentación de cuentas y firma de cuentas anuales por parte de las empresas que tengan obligación de hacerlo.
- Firma de actas, para las empresas que tengan obligación o necesidad de ello.
- Gestiones de extranjería, tanto título personal como empresarial.
- Tramitación de ayudas públicas.
- Consulta de notificaciones con la Administración Pública, tanto para empresas como para particulares.
Teniendo esto en cuenta, cualquier particular, profesional o empresa que tenga que realizar trámites con las Administraciones Públicas tanto a título personal como en representación de su empresa o sus clientes necesita disponer de un certificado digital para firmar digitalmente.
Ventajas de firmar digitalmente con certificado digital
Como has visto, firmar digitalmente es un método sencillo y rápido, pero tiene ventajas mucho más interesantes. ¿Te las vas a perder?
- Mantiene la seguridad de los documentos, ya que, una vez firmado el documento, su contenido no podrá ser modificado.
- Garantiza la confidencialidad.
- El contenido del mensaje firmado digitalmente solo podrá ser consultado por las personas que estén autorizadas a ello.
La firma digital con certificado digital, se puede emplear para diferentes usos y en diferentes ámbitos. Destacan los siguientes:
- Consentimientos informados en el entorno sanitario: para autorizar diversos procesos.
- Firmar acuerdos y contratos a distancia: contratos de trabajo, contratos de seguro, matrícula en cursos, etc. con la misma validez que firmando a mano.
- Firma de contratos mercantiles desde un dispositivo móvil: muy útil para cerrar acuerdos y ventas en ferias, muestras, aeropuertos, etc.
- Facturas electrónicas: imprescindible para realizar facturas a las Administraciones Públicas
- Contratación pública: para cualquier procedimiento de postulación y arbitraje.
- Delegación de tareas, autorizando a un tercero: empleados, servicios de gestoría, etc.
Plataformas de firma digital: FirmaSign
Existen diversas soluciones de firma digital en el mercado, como FIRMASIGN, la plataforma de gestión de firma electrónica que te permite digitalizar la firma de documentos de tu empresa, con la que ahorras no solo tiempo, sino también dinero.
Con esta solución, las empresas pueden gestionar de forma global todos los procesos que permitan o requieran firma electrónica. Además, se elimina el papel reduciendo la carga administrativa y trabajando de forma más ágil y segura. ¿A qué esperas? Pincha aquí y solicita más información.
En definitiva, el empleo de la firma digital y del certificado digital ofrece muchas ventajas de cara a la seguridad y la veracidad de los trámites y la firma de documentos. Sin embargo, su utilización requiere el uso de herramientas y el aprendizaje de las mismas, así como la actualización de la firma digital y de los certificados cada cierto tiempo.
Muchas personas se resisten a usar estas tecnologías precisamente porque la curva de aprendizaje e implementación no siempre resulta sencilla. Pero cada vez es más habitual el uso de mecanismos digitales para identificar y firmar y la tendencia es seguir aumentando su uso.
Por ese motivo, cuanto más preparadas estén las empresas e instituciones y sus trabajadores, más fácil será adaptarse a los futuros requerimientos de seguridad y más seguras estarán sus transacciones y sus documentos.
